Koordynator / Koordynatorka Biura Fundacji Misji Obywatelskiej

Zakres współpracy

• bieżąca współpraca z Zarządem i wsparcie Zarządu w realizacji jego zadań,
• współpraca z obsługą księgową i prawną, koordynatorami projektów oraz pozostałymi współpracownikami,
• prowadzenie kalendarza Fundacji i Zarządu oraz monitoring najważniejszych terminów,
• organizacyjny monitoring realizowanych projektów – terminów, harmonogramów, odpowiedzialności i spraw wymagających reakcji,
• zbieranie statusów od osób odpowiedzialnych oraz pilnowanie realizacji ustalonych terminów,
• sygnalizowanie Zarządowi opóźnień, braków i spraw wymagających decyzji,
• monitoring korespondencji mailowej i papierowej oraz terminów odpowiedzi,
• organizacja obiegu dokumentów, w tym dokumentów kierowanych do podpisu,
• prowadzenie centralnych rejestrów organizacyjnych Fundacji,
• dbanie o prawidłowe odkładanie i archiwizowanie dokumentów papierowych i elektronicznych,
• dbanie o porządek na centralnym Dysku FMO i właściwy obieg dokumentacji,
• prowadzenie ewidencji sprzętu i wyposażenia Fundacji oraz pilnowanie jego wydawania i zwrotu,
• monitoring stanu technicznego sprzętu, gwarancji, napraw i serwisu,
• organizowanie bieżących zakupów Fundacji,
• organizacyjne prowadzenie wymaganych rozeznawań rynku, zbierania ofert oraz postępowań zakupowych zgodnie z obowiązującymi zasadami,
• wdrażanie zatwierdzonych procedur i standardów organizacyjnych oraz pilnowanie ich stosowania,
• monitoring dostępów do poczty, Dysku i pozostałych narzędzi Fundacji,
• organizacyjne wdrażanie nowych współpracowników oraz pilnowanie zwrotu sprzętu i odebrania dostępów po zakończeniu współpracy,
• bieżące dbanie o funkcjonowanie i porządek biura,
• organizowanie spotkań oraz prowadzenie ustaleń w formule: zadanie – osoba odpowiedzialna – termin – status,
• regularne przygotowywanie dla Zarządu krótkiej informacji o sprawach zamkniętych, będących w toku, opóźnionych oraz wymagających decyzji.

Wymagania

• bardzo dobra organizacja pracy,
• odpowiedzialność i samodzielność,
• dokładność i terminowość,
• umiejętność prowadzenia wielu spraw równolegle,
• umiejętność pilnowania i egzekwowania ustaleń,
• dobra organizacja pracy z dokumentacją,
• sprawne korzystanie z Google Drive, Dokumentów Google, Arkuszy Google, Kalendarza i poczty elektronicznej,
• komunikatywność oraz umiejętność współpracy z Zarządem, księgowością, obsługą prawną i pozostałymi członkami zespołu,
• gotowość do szybkiego rozpoczęcia pracy stacjonarnej w Rzeszowie.

Dodatkowym atutem będzie

Doświadczenie w organizacji pozarządowej, administracji, prowadzeniu biura lub przy projektach finansowanych ze środków publicznych albo europejskich.

Model i warunki współpracy

Praca będzie wykonywana przede wszystkim stacjonarnie w biurze Fundacji Misji Obywatelskiej w Rzeszowie.

Ze względu na odpowiedzialność za korespondencję, dokumentację, sprzęt, zakupy, organizację biura oraz bieżącą współpracę z Zarządem nie jest to stanowisko przewidziane do pracy zdalnej.

Forma współpracy zostanie ustalona z wybraną osobą. Na tym etapie Fundacja nie przesądza jednej formy umowy ani konkretnego poziomu wynagrodzenia.

Zależy nam na możliwie szybkim rozpoczęciu współpracy po zakończeniu procesu rekrutacyjnego.

Co należy przesłać?

• CV,
• krótki opis doświadczenia adekwatnego do stanowiska,
• informację o dostępności i możliwym terminie rozpoczęcia współpracy,
• oczekiwania finansowe,
• informację o preferowanej formie współpracy,
• dane kontaktowe.

Jak wygląda proces rekrutacji?

Po zebraniu zgłoszeń przygotujemy zestawienie kandydatów i przeprowadzimy ich weryfikację według ustalonych kryteriów. Wybrane osoby zaprosimy na rozmowę.

Po zakończeniu procesu nastąpi udokumentowany wybór, ustalenie właściwej formy współpracy oraz rozpoczęcie pracy.